5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret

Skriven 10 maj, 2010 av Baris i E-handel, Nyheter, Roliga nisch

Trots att vi lever i en ålder av e-mail, trådlösa nätverk och smartphones så envisas företag om att använda onödigt mycket papper. Det finns en mängd skäl till detta. Ofta är det den andra parten som företagen jobbar med som kräver att man fyller i en ankät eller skickar in en fax. Man kan kort och gott säga att gamla vanor är svåra att bli av med.

Jag vill i alla fall rekommendera några program som löser några av papper kraven. Att man gör en liten investering kan spara mycket pengar för ditt företag i det långa loppet samtidigt som du blir mer miljövänlig på vägen genom att minska pappersförbrukningen.

1. NitroPDF

Vi ser PDF (Adobe Portable Document Format) filer som oföränderliga dokument – motsatsen till en redigerbar Word-fil. Men PDF-filer är faktiskt extremt mångsidig och kan redigeras, grafiskt manipuleras och användas som ifyllbara formulär – om du har rätt programvara.

Standarden i PDF-redigering programvaran, Adobe Acrobat, köper du för runt 3000:- för en enskild licens, men det finns alternativ. En av dem är NitroPDF, en extremt kraftfull redigerare som börjar på $ 99 (runt 750:-) för en licens. Med NitroPDF kan du enkelt skapa PDF-formulär som kunderna kan läsa och fylla i med standardprogrammet Adobe Reader (gratis) eller i en webbläsare. Du kan även redigera befintliga PDF-dokument.

En annan stor pappers-spar-funktion i NitroPDF är den inbyggda och extremt stabila PDF skrivardrivrutinen. Istället för att skicka en viktig e-post eller hemsida till din LaserJet, väljer du Nitro: s skrivare och genererar en PDF i fullfärg som du arkiverar digitalt på hårddisken och i molnet (mer om detta nedan).

2. PDF955 printer driver

Medans vi är inne på PDF-utskrifter; om du inte behöver en full redigerings svit med NitroPDF, men du behöver ett sätt att skapa viktiga dokument som PDF-filer, så finns PDF995. Det är bara en PDF-skrivardrivrutin utan användargränssnitt. När du installerat den kommer den att lägga till en PDF-alternativ till utskriftsmenyn där du väljer vilken skrivare du vill skriva ut på.

En PDF-skrivardrivrutin är ett bra sätt att digitalisera fakturor, grafiska modeller och långa textdokument som du vill att din kund kan läsa men inte ändra – allt utan att röra ett papper eller en skanner.

PDF995 är gratis, men den är reklamfinansierad. När du skapar en PDF kommer en liten popup fönster att visas i din webbläsare som du enkelt kan stänga när filen är omvandlad. Det tar några sekunder av din tid för varje utskrift, men det är nått man får ta för en så bra gratis produkt.

3. Fax till E-mail

I själva verket finns det ingen ursäkt för att använda en fax i 2010, men många företag gör det för att andra företag de jobbar med, inklusive den svenska regeringen i synnerhet, fortfarande förlitar sig på tekniken. Ditt företag kan bryta denna onda cirkel (och spar högar av papper i processen) genom att koppla ditt faxnummer över till ett e-post tjänst för konvertering.

Ställ in ett konto tilldela ett nytt faxnummer, helst i ditt företags riktnummer, och använd en webb eller e-post-gränssnitt för att skicka och ta emot fax som PDF-filer. Nya fax kommer att komma direkt till din inkorg i stället för en pappers-spyande maskin som går sönder stup i kvarten.

Några av de ledande fax till e-post leverantörer är:

- Faxa.se
- PopFax
- eFax

Priser och funktioner varierar beroende på vilka tjänster du vill ha, så att undersöka hur mycket fax du planerar att skicka/ta emot varje månad är väl värt besväret.

4. Echosign

Från en advokatbyrå till ett byggföretag eller en ensam frilansande designer, ska använda avtalsöverenskommelserna för att juridiskt skydda sig mot frågor med kunder och andra företag. Normalt innebär detta att generera papper och samla in en signatur i bläck, antingen per post (ännu mer papper) eller genom att mötas.

Men för över 10 år har e-signaturer varit lika bindande enligt lag som ett pappersavtal, och ett fåtal företag har gjort processen för att skapa, skicka och signera elektroniska avtal mycket effektiv.

En av dem är EchoSign, en funktionsrik och användarvänlig tjänst för att skapa och arkivera digitala kontrakt. Skapa ett avtal på EchoSign (eller ladda upp befintlig om du idag jobbar med papper) och ange mottagarens e-postadress. De kommer då att få en kopia av dokumentet med en länk där de kan e-signera. Den signerade kontraktet kommer att finnas i din EchoSign-konto som referens. Mjukvaran är helt webbaserat och du kan komma åt dina avtal vart du än befinner dig med en internet-anslutning.

EchoSign har en skalbar prissättningsmodell; Du kan ha ett kostnadsfritt konto, men då får du bara 5 signaturer per månad (kanske räcker för vissa). För ett obegränsad konto med flera användare får man punga ut 300:- per månad.

Du och ditt företag sparar papper, samtidigt som du kan snabbt utföra bindande avtal via e-post.

5. Online Backup och registrering

Även om ditt företag har blivit digitalt i vissa områden, så kanske det är en utmaning, särskilt för småföretag, att arkivera dina poster och filer.

Data är olika i sin natur; e-post, datafiler och pappers register. Men om du är flitig på att upprätthålla en sökbar, webbaserat akriv av de poster som anges ovan, så kommer utdelningen i tid och pengar vara enorma på lång sikt.

Beroende på volymen på din befintliga pappersarkiv kanske det inte blir så kostnadseffektivt att digitalisera äldre arkiv. Men dom du börjar att skriva ut till PDF istället för papper framöver kan du skapa din web-tillgängliga arkiv med ett antal tjänster. Dessa rekommenderas:

- Box.net
- DropBox
- Mozy
- Blackblaze

1 kommentar

Goda ekologiska nötter med lågt GI

Skriven 29 april, 2010 av Baris i Roliga nisch

Gillar du att äta snacks på kvällarna när du sitter och kollar på en film? Nuts & me är ett företag som producerar riktigt goda, hälsosamma och naturliga snacks utan tillsatser, konserveringsmedel eller socker. Inte nog med det, så är de även noggranna med att välja ut produkter med lågt GI värde.

Nuts & me presenterade sina produkter till konsumenter i en marknad i Gärdet i Stockholm förra helgen och jag var där och provsmakade och köpte in några påsar samtidigt som jag pratade med ägaren Elif Schmidt.

Elif gillar att äta snacks om kvällarna men tänker även på sin hälsa samtidigt. Så hon brukar rosta ekologiska nötter och hon smaksätter dem med bland annat agave nektar, cocos och vanilj extrakt. Alla hennes vänner och bekanta tycker att det är gott och hon tänker ”Hmm… varför inte försöka sälja det här?” … sagt och gjort. Hon startar ett företag och lagar till sina kakor och nötter och nu står hon i en marknad och säljer dem. Vad jag ser så är folk väldigt intresserade.

Det är kul när folk säger att de inte har tid med massor och att tiden inte räcker till att gå och träna eller till och med laga mat. Elif som har startat Nuts & Me har visserligen tid med allt! Hon har ett heltidsjobb och håller på med det här som en hobbyprojekt.

Jag frågade henne om varför hon inte startar en webshop på det här och sälja produkterna på nätet. Svaret är ju givetvis att hon visserligen har ett heltidsjobb på sidan och hon inte skulle ha tid med att packa och skicka produkterna.

Kommentera inlägget

Presentationer på webbdagarna

Skriven 30 mars, 2010 av Baris i E-handel, Nyheter, Roliga nisch

Webbdagarna den 24/3/2010. Den som jag tyckte var mest intressant var kvittar.se som ska integrera systemet med alla typer av kassasystem så att man kan handla utan att behöva få ett papperskvitto. Den hamnar istället digitalt i ditt konto hos kvittar.se. Det kommer att vara klart intressant att följa dem för att se om de lyckas.

Jag själv har varit på planeringsvägen att lansera en liknande tjänst där jag tänkte erbjuda kunder att arkivera viktiga kvitton på nätet genom att scanna in viktiga kvitton och ladda upp i sitt konto på ett enkelt sätt. Problemet är bara att alla har inte tillgång till scanners och att scanna ett kvitto för att lägga upp på nätet kan upplevas lite ”jobbigt”. Jag skulle lätt ha satsat på idén men höll på med Bovärde och ett heltidsjobb samtidigt som jag fick mitt första barn, så tiden räckte helt enkelt inte till.

Det fanns så klart andra intressanta presentationer som en webshop som säljer kläder som heter mandeldesign.se, som ökar sin försäljning stormartad pga sin blogg och närhet till besökarna. Besökarna får helt enkelt en personlig kontakt med hon som bloggar om kläderna och känner sig trygg med att handla hos henne. 18 miljoner i omsättning. Inte helt fel.

En annan presentation var jameslist.com som är en lyx-version av blocket.se. Har fungerat bra i länder som Amerika och Storbritannien men kan vara svårt i Sverige i min mening.

Ad Profit är också en av internetworlds nomineringar till ”morgondagens stjärnor” på webbdagarna som är ett selektivt annonsnätverk som når läsare av Connoisseur och Affärsvärlden. Mycket intressant.

Kommentera inlägget

4 heta e-tjänster i Sverige

Skriven 17 mars, 2010 av Baris i Nyheter, Roliga nisch

1) Omvård. Information från lika vårdcentraler som ökar trycket på bättre kvalitet i vården. Vinnare av internetworlds topp 100 siter år 2009.

2) Öppen kanal. Ring P1 fast bara för boende i Jönköping. Kommunens ansvariga svarar omgående på frågor och synpunkter.

3) Cykelreseplaneraren. En tjänst för dig som vill cykla i Stockholm. Du får veta hur långt tid det tar, vilken som är bästa vägen och vilken som är bästa omvägen om du vill cykla längre.

4) Verksamt. För dig som vill starta bolag. Skatteverket, Bolagsverket samt Tillväxtverket har gått samman i ett smart samarbete.

1 kommentar

Det här kallar jag att nischa

Skriven 16 mars, 2010 av Baris i E-handel, Roliga nisch

Jag råkade surfa över två killars blogg just igår. Kanske inte är någon nyhet för många som läser det här, men jag ville skriva om det ändå eftersom ett av mina ämnen i min blogg är ju just e-handel och nischar.

Två gymnasiekillar startar en e-handelsbutik på att sälja muggar med mumin-motiv. Och det verkar gå rätt så bra för dem.

Om man ska kunna bryta sig in i e-handels marknaden på ett tillfredsställande sätt är det här en väldigt bra sätt att starta på.

De har alltså byggt sitt e-handel på en wordpress plugin som heter ”Wpbutik”. Att rekommendera för personer som inte är inne på programmering och som vill få upp en e-handel sida fort.

Adressen är: muminmuggar.se

Kommentera inlägget

10 Riktigt udda idéer som blev geniala

Skriven 25 februari, 2010 av Baris i Roliga nisch

1. Million Dollar Homepage

1.000.000 pixlar, betala 1$ per pixel – det är kanske den mest långsökta idén för en online verksamhet. Men Alex Tex, en 21-årig som kom på idén är nu miljonär.

2. PickyDomains

Hyra någon för att hitta på ett domännamn till dig? Varför inte? Med facit i hand är idén storslaget. Pickydomains har för närvarande en väntelista med folk som vill betala för tjänsten för att få fram en briljant domännamn och väntas att nå sex siffriga vinster kommande året.

3. Doggles

Hur i hela friden kunde de lyckas att bli miljonärer och ha massor av affärer runtom i världen med att sälja glasögon till hundar?

4. Lasermonks

Åtta munkar som säljer laserpatroner till din skrivare. 2005 års omsättning var på 2,2 miljoner! Hallelulja!

5. AntennaBalls

Du kan inte sälja antennbollar på nätet. Det går bara inte. Även om du startar det kommer du inte bli rik. Jason Wall testade och nu är han miljonär.

6. FitDeck

Gör en kortlek med en tränings-övning på varje kort och sälj det online för $18.95. Låter som en flopp för mig. Men fitness tränaren Phil Black rapporterade in en vinst på $4.7 millioner!

7. PositivesDating

Vad sägs om att dejta en HIV positiv person? Paul Greaves och Brandon Koechlin tyckte att några borde vara det och byggde en dejtingsida för HIV positiva personer. De har nu uppnått 50.000 medlemmar på sin sida.

8. Designade påsar för blöjor

Christie Rein var trött på att bära med sig blöjor i en fryspåse. Den 34-åriga trebarns mamman fann sig ständigt i att fylla blöjor i fryspåsar för sin nyfödde son för att inte de skulle vara skrynkliga i hennes handväska. Så hon satt med sin man och designade påsar som var stor nog för att rymma en förpackning med våtservetter och två till fyra blöjor. Med mer än $180.000 i försäljning i 2005 har Diapees & Wipees 22 olika stylade påsar som är tillgänglig att köpa online och i mer än 120 butiker runtom i världen.

9. SantaMail

Okej. Är det här briljant eller inte? Få en postadress. Spela att du är jultomten och ta $10 av föräldrarna för varje brev som du skickar till deras barn? Byron Reese har skickat över 200.000 brev sedan starten 2002 och är nu några miljoner rikare.

10. Lucky Wishbone Co.

Falska triangellänkar. Den här idén är döm till att misslyckas! Vem i hela världen behöver falska triangellänkar? Det visade sig att många var intresserade med en produktion av 30.000 stycken per dag!

Kommentera inlägget