5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret

Skriven 10 maj, 2010 av Baris i E-handel, Nyheter, Roliga nisch

Trots att vi lever i en ålder av e-mail, trådlösa nätverk och smartphones så envisas företag om att använda onödigt mycket papper. Det finns en mängd skäl till detta. Ofta är det den andra parten som företagen jobbar med som kräver att man fyller i en ankät eller skickar in en fax. Man kan kort och gott säga att gamla vanor är svåra att bli av med.

Jag vill i alla fall rekommendera några program som löser några av papper kraven. Att man gör en liten investering kan spara mycket pengar för ditt företag i det långa loppet samtidigt som du blir mer miljövänlig på vägen genom att minska pappersförbrukningen.

1. NitroPDF

Vi ser PDF (Adobe Portable Document Format) filer som oföränderliga dokument – motsatsen till en redigerbar Word-fil. Men PDF-filer är faktiskt extremt mångsidig och kan redigeras, grafiskt manipuleras och användas som ifyllbara formulär – om du har rätt programvara.

Standarden i PDF-redigering programvaran, Adobe Acrobat, köper du för runt 3000:- för en enskild licens, men det finns alternativ. En av dem är NitroPDF, en extremt kraftfull redigerare som börjar på $ 99 (runt 750:-) för en licens. Med NitroPDF kan du enkelt skapa PDF-formulär som kunderna kan läsa och fylla i med standardprogrammet Adobe Reader (gratis) eller i en webbläsare. Du kan även redigera befintliga PDF-dokument.

En annan stor pappers-spar-funktion i NitroPDF är den inbyggda och extremt stabila PDF skrivardrivrutinen. Istället för att skicka en viktig e-post eller hemsida till din LaserJet, väljer du Nitro: s skrivare och genererar en PDF i fullfärg som du arkiverar digitalt på hårddisken och i molnet (mer om detta nedan).

2. PDF955 printer driver

Medans vi är inne på PDF-utskrifter; om du inte behöver en full redigerings svit med NitroPDF, men du behöver ett sätt att skapa viktiga dokument som PDF-filer, så finns PDF995. Det är bara en PDF-skrivardrivrutin utan användargränssnitt. När du installerat den kommer den att lägga till en PDF-alternativ till utskriftsmenyn där du väljer vilken skrivare du vill skriva ut på.

En PDF-skrivardrivrutin är ett bra sätt att digitalisera fakturor, grafiska modeller och långa textdokument som du vill att din kund kan läsa men inte ändra – allt utan att röra ett papper eller en skanner.

PDF995 är gratis, men den är reklamfinansierad. När du skapar en PDF kommer en liten popup fönster att visas i din webbläsare som du enkelt kan stänga när filen är omvandlad. Det tar några sekunder av din tid för varje utskrift, men det är nått man får ta för en så bra gratis produkt.

3. Fax till E-mail

I själva verket finns det ingen ursäkt för att använda en fax i 2010, men många företag gör det för att andra företag de jobbar med, inklusive den svenska regeringen i synnerhet, fortfarande förlitar sig på tekniken. Ditt företag kan bryta denna onda cirkel (och spar högar av papper i processen) genom att koppla ditt faxnummer över till ett e-post tjänst för konvertering.

Ställ in ett konto tilldela ett nytt faxnummer, helst i ditt företags riktnummer, och använd en webb eller e-post-gränssnitt för att skicka och ta emot fax som PDF-filer. Nya fax kommer att komma direkt till din inkorg i stället för en pappers-spyande maskin som går sönder stup i kvarten.

Några av de ledande fax till e-post leverantörer är:

- Faxa.se
- PopFax
- eFax

Priser och funktioner varierar beroende på vilka tjänster du vill ha, så att undersöka hur mycket fax du planerar att skicka/ta emot varje månad är väl värt besväret.

4. Echosign

Från en advokatbyrå till ett byggföretag eller en ensam frilansande designer, ska använda avtalsöverenskommelserna för att juridiskt skydda sig mot frågor med kunder och andra företag. Normalt innebär detta att generera papper och samla in en signatur i bläck, antingen per post (ännu mer papper) eller genom att mötas.

Men för över 10 år har e-signaturer varit lika bindande enligt lag som ett pappersavtal, och ett fåtal företag har gjort processen för att skapa, skicka och signera elektroniska avtal mycket effektiv.

En av dem är EchoSign, en funktionsrik och användarvänlig tjänst för att skapa och arkivera digitala kontrakt. Skapa ett avtal på EchoSign (eller ladda upp befintlig om du idag jobbar med papper) och ange mottagarens e-postadress. De kommer då att få en kopia av dokumentet med en länk där de kan e-signera. Den signerade kontraktet kommer att finnas i din EchoSign-konto som referens. Mjukvaran är helt webbaserat och du kan komma åt dina avtal vart du än befinner dig med en internet-anslutning.

EchoSign har en skalbar prissättningsmodell; Du kan ha ett kostnadsfritt konto, men då får du bara 5 signaturer per månad (kanske räcker för vissa). För ett obegränsad konto med flera användare får man punga ut 300:- per månad.

Du och ditt företag sparar papper, samtidigt som du kan snabbt utföra bindande avtal via e-post.

5. Online Backup och registrering

Även om ditt företag har blivit digitalt i vissa områden, så kanske det är en utmaning, särskilt för småföretag, att arkivera dina poster och filer.

Data är olika i sin natur; e-post, datafiler och pappers register. Men om du är flitig på att upprätthålla en sökbar, webbaserat akriv av de poster som anges ovan, så kommer utdelningen i tid och pengar vara enorma på lång sikt.

Beroende på volymen på din befintliga pappersarkiv kanske det inte blir så kostnadseffektivt att digitalisera äldre arkiv. Men dom du börjar att skriva ut till PDF istället för papper framöver kan du skapa din web-tillgängliga arkiv med ett antal tjänster. Dessa rekommenderas:

- Box.net
- DropBox
- Mozy
- Blackblaze

1 kommentar

Presentationer på webbdagarna

Skriven 30 mars, 2010 av Baris i E-handel, Nyheter, Roliga nisch

Webbdagarna den 24/3/2010. Den som jag tyckte var mest intressant var kvittar.se som ska integrera systemet med alla typer av kassasystem så att man kan handla utan att behöva få ett papperskvitto. Den hamnar istället digitalt i ditt konto hos kvittar.se. Det kommer att vara klart intressant att följa dem för att se om de lyckas.

Jag själv har varit på planeringsvägen att lansera en liknande tjänst där jag tänkte erbjuda kunder att arkivera viktiga kvitton på nätet genom att scanna in viktiga kvitton och ladda upp i sitt konto på ett enkelt sätt. Problemet är bara att alla har inte tillgång till scanners och att scanna ett kvitto för att lägga upp på nätet kan upplevas lite ”jobbigt”. Jag skulle lätt ha satsat på idén men höll på med Bovärde och ett heltidsjobb samtidigt som jag fick mitt första barn, så tiden räckte helt enkelt inte till.

Det fanns så klart andra intressanta presentationer som en webshop som säljer kläder som heter mandeldesign.se, som ökar sin försäljning stormartad pga sin blogg och närhet till besökarna. Besökarna får helt enkelt en personlig kontakt med hon som bloggar om kläderna och känner sig trygg med att handla hos henne. 18 miljoner i omsättning. Inte helt fel.

En annan presentation var jameslist.com som är en lyx-version av blocket.se. Har fungerat bra i länder som Amerika och Storbritannien men kan vara svårt i Sverige i min mening.

Ad Profit är också en av internetworlds nomineringar till ”morgondagens stjärnor” på webbdagarna som är ett selektivt annonsnätverk som når läsare av Connoisseur och Affärsvärlden. Mycket intressant.

Kommentera inlägget

Lemoon blir kostnadsfritt

Skriven 29 mars, 2010 av Baris i Nyheter

Content management systemet Lemoon som utvecklas av Mindoute från Malmö har nu tänkt om sin affärsmodell helt. Det de tjänade pengar på var att sälja CMS verktyget för 65.000:-, men nu tänker de istället börja sprida den gratis och satsa på support och service.

Det här är konsekvenserna av att det redan finns så många CMS verktyg på nätet som är gratis och kunderna har mer och mer börjat inse att de faktiskt är rätt så bra.

De har däremot inga planer till att göra det till Open-Source projekt eftersom de själva kommer utveckla projektet och de anser att det är omöjligt att utveckla den om det finns andra som också utvecklar den.

Personligen tycker jag att de borde göra den till Open source och sluta utveckla den själv. Det enda som kan vara problemet då är utvecklingen kan starta långsamt, men det kommer att spridas snabbt om de marknadsför sig på rätt sätt. Speciellt om de lyckas bryta sig ut till världen än bara Sverige.

Jag har själv aldrig använt lemoons produkter, men har hört mycket av de. De har många kunder som har köpt tidigare licenser så de har bra referenser. Kommer att vara kul att testa Lemoon.

Kommentera inlägget

Lotto odds

Skriven 29 mars, 2010 av Baris i Nyheter

Lite ”off-topic” här, men jag ville dela med mig det här till er som undrar hur stor chans det är att få 7 rätt på Lotto, eftersom en lite tursam person i Helsingborg kammade hem hela 214 miljoner helt själv.

Chansen till att få 7 rätt, om du spelat 1 rad är:
(1x2x3x4x5x6x7) / (35*34*33*32*31*30*29) = 5040 / 33891580800 = ca 1,487 * 10^-7 = > 1 chans på 14.870.000.000!

Alltså om man spelar en hel Lotto kupong med 12 rader så har man 12 chanser på 14.870.000.000.

Ofattbart att kunna få alla rätt med dessa odds mot dig.
Grattis du från Helsingborg!

Kommentera inlägget

Alliansen klantar till sig ordentligt

Skriven 17 mars, 2010 av Baris i Nyheter

Alliansen lanserade sin nya sajt igår och allt gick inte tyvärr som planerat då den brakade ihop direkt när folk anstormade sajten för att se hur den såg ut. Det var bara inte det. Bloggare har gjort många roliga, negativa och hårda kommentarer kring det grafiska profil som Alliansen har valt.

Själv tycker jag absolut att de liknar Animal Planets logga.

Nikke Index skriver om sökmotoroptimerings tabbarna som gjorts på sajten. Mycket intressant läsning.

Kommentera inlägget

4 heta e-tjänster i Sverige

Skriven 17 mars, 2010 av Baris i Nyheter, Roliga nisch

1) Omvård. Information från lika vårdcentraler som ökar trycket på bättre kvalitet i vården. Vinnare av internetworlds topp 100 siter år 2009.

2) Öppen kanal. Ring P1 fast bara för boende i Jönköping. Kommunens ansvariga svarar omgående på frågor och synpunkter.

3) Cykelreseplaneraren. En tjänst för dig som vill cykla i Stockholm. Du får veta hur långt tid det tar, vilken som är bästa vägen och vilken som är bästa omvägen om du vill cykla längre.

4) Verksamt. För dig som vill starta bolag. Skatteverket, Bolagsverket samt Tillväxtverket har gått samman i ett smart samarbete.

1 kommentar

E-handel växer så det knakar

Skriven 11 mars, 2010 av Baris i E-handel, Nyheter

Internetworld har skrivit en artikel om hur e-handeln blir 2010. Lite intressant fakta om e-handel för 2009:

63% av svenskarna har beställt varor eller tjänster på nätet under 2009. Under 2008 var motsvarande andel 53% enligt SCB.
82% av svenskar i åldrarna 25-34 har handlat via internet under det senaste året.
Uppskattad 53,9 miljarder kronor är vad vi har handlat för via internet under 2009 inklusive resor och biljetter till event.
Tresiffriga miljardbelopp för B2B handel, handel mellan företag på internet

Och här har vi trenderna för 2010:

Hela norden som handelsplats. De stora företagen H&M, Cdon, inkclub, Ellos och Haléns har sålt till norden i en längre tid. Under 2008 har dustin, adlibris, grandshoes, coolstuff, tretti, middagsfrid och nelly gett sig in i den danska marknaden och har planer även för den norska. Sverige säljer just nu mest till Norge (42% av e-handelsföretagen) följt av Finland (26 procent) och Danmark (14 procent) enligt rapporten ”När lokalt blir globalt” av Svensk Handel. Det är en ökning med 50% sedan föregående år. 22% av norrmännen 20% av danskarna har e-handlat från Sverige. De största problemen just nu att sälja till våra grannar för e-handlare i Sverige är danskarnas förkärlek till Dankort som betalningssätt. För att acceptera Dankort så måste du ha ett registrerat danskt bolag. För norge är det tullproblem eftersom Norge inte är med i EU. Men allt går bevisligen att lösa.
Kvinnorna tar över på nätet. 2009 var det året kvinnorna handlade för första gången mer än männen på nätet i åldrarna 24-54 enligt SCB. Kvinnor handlar resor, kläder eller sportartiklar samt böcker medans männen handlar film och musik, datorer, hemelektronik samt aktier, försäkringar och andra finansiella tjänster enligt SCB.
Därför ska du ha mobil e-handel. Under 2009 såg vi de första svenska mobile e-handels butikerna. Filmbutiken Discshop satte igång en mobilbutik Juli 2009 och lanserade möjligheten att köpa film via sms och babyshop släppte en IPhone-butik där man kan handla fysiska produkter. Om man kollar på den internationella marknaden så räknar E-bay med att driva försäljning på 380 miljoner dollar med hjälp av sin IPhone applikation.
Lättare att starta e-handel. Logistik-företag erbjuder en e-butik och logistik lösning för de som kan tänka sig betala lite i början. Det finns även många kostnadsfria e-handelslösningar (utan logistik så klart) som prestashop, opencart, magento, cubecart, agoracart, zencart, osCommerce och storesprite (det finns många fler, men jag tog med de bästa enligt mig).
Annonsera via kända marknadsplatser. Den största problemet med att starta e-handel är att driva trafik till sidan. En ny trend som har visat sig är att lägga upp annonser på stora marknadsplatser såsom Tradera och Blocket. Prisjämförelsesajterna prisjakt, kelkoo, pricerunner och smarto är också sajter som accepterar e-handelsplatser att lägga upp sina produktkataloger.
Flytta e-handeln till sociala medier. Det är viktigt för en e-handlare att lära sig om sociala medier eftersom kunderna i större grad är bra på att prata om produkter som böcker, filmer eller mobiler. Användare gör reklam gör produkten utan att e-handlare märker av det genom sin blogg eller facebook. Twingly som exempel bidrar till att visa när någon har skrivit om en produkt.
Många som inte vågat handla på nätet förr börjar göra det. Det är många som använder nätet för att samla information om en produkt men köper produkten i en fysisk butik istället för att de känner att det känns för ”otryggt”. Men ökad tidsbrist, otillräcklig utbud samt miljötänk kommer att gangna e-handeln.

http://internetworld.idg.se/2.1006/1.290500

Kommentera inlägget

Svenska skatteregler straffar entreprenörer!

Skriven 9 mars, 2010 av Baris i Nyheter

IDG skriver idag om Mikael Runhem som inte kan investera sina pengar efter att han sålt sin andel i Episerver.

Det är rätt så irriterande att det finns så många människor därute som har pengar och vill investera i nystartade bolag, men kan inte göra det utan att få en skattesmäll!

Jobben kommer inte bara från de stora bolagen, utan även från nystartade bolag som kan växa kraftigt. Men för att de ska kunna växa så behöver de kapital och kompetens från entrepenörer som just sålt sina bolag.

Syftet med att beskatta dessa nyrika svenskar är enligt skatteverket: ”att förhindra att pengar göms undan beskattning genom att hela tiden återinvesteras i nya bolag” – Det är alltså dåligt att pengar investeras i nya bolag.

2 kommentarer

Opera 10.5 är släppt. Säger sig vara den snabbaste browsern.

Skriven 2 mars, 2010 av Baris i Nyheter

Debatten om webläsarhastigheten tar aldrig slut. Först började Firefox hävda att de var den snabbaste browsern som finns, men sedan sade sig Opera och Google Chrome sig vara den snabbaste browsern. Ändå är Opera den webbläsare som har fokuserat på hastighet mest, delvis på grund av sin Opera Turbo-funktion, som komprimerar webbsidor på Operas servrar så att användarna kan få dem snabbare.

Opera har ökat utrymme för innehåll på skärmen genom att ersätta menyraden med menyknappen. Den nya versionen integrerar även med Windows 7/Vista, låter dig komma åt dina flikar och andra funktioner direkt från aktivitetsfältet.Opera 10.5 introducerar dessutom en ny javascript-motor som heter Carakan och en ny grafig bibliotek som heter Vega som förbättrar farten på surfandet. Med Carakan är det så mycket som 7 gånger snabbare är Futhar JavaScript motorn som används i Opera 10.10.

Slutligen erbjuder Opera även privat surfning som ger dig möjligheten att inte lämna spår efter dig, antingen i en flik eller i ett seperat fönster.

Du kan ladda ner Opera 10.5 kostnadsfritt på Operas officiella hemsida och se en fullständig lista med ändringar i den nya versionen här.

Och läs gärna artikeln hos IDG.

Kommentera inlägget