5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret
Trots att vi lever i en ålder av e-mail, trådlösa nätverk och smartphones så envisas företag om att använda onödigt mycket papper. Det finns en mängd skäl till detta. Ofta är det den andra parten som företagen jobbar med som kräver att man fyller i en ankät eller skickar in en fax. Man kan kort och gott säga att gamla vanor är svåra att bli av med.
Jag vill i alla fall rekommendera några program som löser några av papper kraven. Att man gör en liten investering kan spara mycket pengar för ditt företag i det långa loppet samtidigt som du blir mer miljövänlig på vägen genom att minska pappersförbrukningen.
1. NitroPDF
Vi ser PDF (Adobe Portable Document Format) filer som oföränderliga dokument – motsatsen till en redigerbar Word-fil. Men PDF-filer är faktiskt extremt mångsidig och kan redigeras, grafiskt manipuleras och användas som ifyllbara formulär – om du har rätt programvara.
Standarden i PDF-redigering programvaran, Adobe Acrobat, köper du för runt 3000:- för en enskild licens, men det finns alternativ. En av dem är NitroPDF, en extremt kraftfull redigerare som börjar på $ 99 (runt 750:-) för en licens. Med NitroPDF kan du enkelt skapa PDF-formulär som kunderna kan läsa och fylla i med standardprogrammet Adobe Reader (gratis) eller i en webbläsare. Du kan även redigera befintliga PDF-dokument.
En annan stor pappers-spar-funktion i NitroPDF är den inbyggda och extremt stabila PDF skrivardrivrutinen. Istället för att skicka en viktig e-post eller hemsida till din LaserJet, väljer du Nitro: s skrivare och genererar en PDF i fullfärg som du arkiverar digitalt på hårddisken och i molnet (mer om detta nedan).
Medans vi är inne på PDF-utskrifter; om du inte behöver en full redigerings svit med NitroPDF, men du behöver ett sätt att skapa viktiga dokument som PDF-filer, så finns PDF995. Det är bara en PDF-skrivardrivrutin utan användargränssnitt. När du installerat den kommer den att lägga till en PDF-alternativ till utskriftsmenyn där du väljer vilken skrivare du vill skriva ut på.
En PDF-skrivardrivrutin är ett bra sätt att digitalisera fakturor, grafiska modeller och långa textdokument som du vill att din kund kan läsa men inte ändra – allt utan att röra ett papper eller en skanner.
PDF995 är gratis, men den är reklamfinansierad. När du skapar en PDF kommer en liten popup fönster att visas i din webbläsare som du enkelt kan stänga när filen är omvandlad. Det tar några sekunder av din tid för varje utskrift, men det är nått man får ta för en så bra gratis produkt.
3. Fax till E-mail
I själva verket finns det ingen ursäkt för att använda en fax i 2010, men många företag gör det för att andra företag de jobbar med, inklusive den svenska regeringen i synnerhet, fortfarande förlitar sig på tekniken. Ditt företag kan bryta denna onda cirkel (och spar högar av papper i processen) genom att koppla ditt faxnummer över till ett e-post tjänst för konvertering.
Ställ in ett konto tilldela ett nytt faxnummer, helst i ditt företags riktnummer, och använd en webb eller e-post-gränssnitt för att skicka och ta emot fax som PDF-filer. Nya fax kommer att komma direkt till din inkorg i stället för en pappers-spyande maskin som går sönder stup i kvarten.
Några av de ledande fax till e-post leverantörer är:
Priser och funktioner varierar beroende på vilka tjänster du vill ha, så att undersöka hur mycket fax du planerar att skicka/ta emot varje månad är väl värt besväret.
4. Echosign
Från en advokatbyrå till ett byggföretag eller en ensam frilansande designer, ska använda avtalsöverenskommelserna för att juridiskt skydda sig mot frågor med kunder och andra företag. Normalt innebär detta att generera papper och samla in en signatur i bläck, antingen per post (ännu mer papper) eller genom att mötas.
Men för över 10 år har e-signaturer varit lika bindande enligt lag som ett pappersavtal, och ett fåtal företag har gjort processen för att skapa, skicka och signera elektroniska avtal mycket effektiv.
En av dem är EchoSign, en funktionsrik och användarvänlig tjänst för att skapa och arkivera digitala kontrakt. Skapa ett avtal på EchoSign (eller ladda upp befintlig om du idag jobbar med papper) och ange mottagarens e-postadress. De kommer då att få en kopia av dokumentet med en länk där de kan e-signera. Den signerade kontraktet kommer att finnas i din EchoSign-konto som referens. Mjukvaran är helt webbaserat och du kan komma åt dina avtal vart du än befinner dig med en internet-anslutning.
EchoSign har en skalbar prissättningsmodell; Du kan ha ett kostnadsfritt konto, men då får du bara 5 signaturer per månad (kanske räcker för vissa). För ett obegränsad konto med flera användare får man punga ut 300:- per månad.
Du och ditt företag sparar papper, samtidigt som du kan snabbt utföra bindande avtal via e-post.
5. Online Backup och registrering
Även om ditt företag har blivit digitalt i vissa områden, så kanske det är en utmaning, särskilt för småföretag, att arkivera dina poster och filer.
Data är olika i sin natur; e-post, datafiler och pappers register. Men om du är flitig på att upprätthålla en sökbar, webbaserat akriv av de poster som anges ovan, så kommer utdelningen i tid och pengar vara enorma på lång sikt.
Beroende på volymen på din befintliga pappersarkiv kanske det inte blir så kostnadseffektivt att digitalisera äldre arkiv. Men dom du börjar att skriva ut till PDF istället för papper framöver kan du skapa din web-tillgängliga arkiv med ett antal tjänster. Dessa rekommenderas:
- Box.net
- DropBox
- Mozy
- Blackblaze
Presentationer på webbdagarna
Webbdagarna den 24/3/2010. Den som jag tyckte var mest intressant var kvittar.se som ska integrera systemet med alla typer av kassasystem så att man kan handla utan att behöva få ett papperskvitto. Den hamnar istället digitalt i ditt konto hos kvittar.se. Det kommer att vara klart intressant att följa dem för att se om de lyckas.
Jag själv har varit på planeringsvägen att lansera en liknande tjänst där jag tänkte erbjuda kunder att arkivera viktiga kvitton på nätet genom att scanna in viktiga kvitton och ladda upp i sitt konto på ett enkelt sätt. Problemet är bara att alla har inte tillgång till scanners och att scanna ett kvitto för att lägga upp på nätet kan upplevas lite ”jobbigt”. Jag skulle lätt ha satsat på idén men höll på med Bovärde och ett heltidsjobb samtidigt som jag fick mitt första barn, så tiden räckte helt enkelt inte till.
Det fanns så klart andra intressanta presentationer som en webshop som säljer kläder som heter mandeldesign.se, som ökar sin försäljning stormartad pga sin blogg och närhet till besökarna. Besökarna får helt enkelt en personlig kontakt med hon som bloggar om kläderna och känner sig trygg med att handla hos henne. 18 miljoner i omsättning. Inte helt fel.
En annan presentation var jameslist.com som är en lyx-version av blocket.se. Har fungerat bra i länder som Amerika och Storbritannien men kan vara svårt i Sverige i min mening.
Ad Profit är också en av internetworlds nomineringar till ”morgondagens stjärnor” på webbdagarna som är ett selektivt annonsnätverk som når läsare av Connoisseur och Affärsvärlden. Mycket intressant.
Kommentera inlägget9 sätt att ta betalt på nätet
När du planerar att starta din e-handel är det viktigt att veta hur du ska ta betalt. Det är en djungel där ute men jag ska försöka förenkla det så mycket som möjligt genom att lista de 9 sätten att ta betalt, för och nackdelar med sätten samt några leverantörer som jag känner till.
1. Kortbetalning
Fungerar som du handlar i butik. Kunden matar in kortnummer, utgångsdatum, namn på kreditkort och CVC-nr. Pengarna dras direkt från kunden bankkonto så fort. Du som erbjuder tjänsten får betala en transaktionsavgift samt uppläggningsavgift.
Fördelar: Fler och fler besökare vågar handla med kreditkort på nätet och faktiskt föredrar att handla med kreditorkort mest av alla betalningsalternativ. Ersättningsgarantier ingår för kunden om din e-butik går i konkurs och inte får sin produkt. Säkerheten är högre än att handla vid fysiskt butik.
Nackdelar: Kan ta upp till nio dagar innan du fått kundens betalning fysiskt i ditt företagskonto. Kortbedrägerier är relativt vanliga, speciellt för utlandsbetalning.
Leverantörer:
- Dibs
- Paynova
- Payex
- Payson
- Enskilda Banker
2. Faktura betalning
Är populärt vid B2B affärer men har under senare tid blivit populärt mot privatkunder. Kunden skapar ett konto på din sajt och matar in uppgifter som behövs varefter fakturan skapas. Det är en hög transaktionskostnad för dig men passar ändå bättre vid högre summor och större ordrar.
Fördelar: Enkel att administrera och är väletablerad.
Nackdelar: Tar upp mot 30 dagar, ibland mer, innan du får kundens betalning. Låg säkerhetsnivå.
Leverantörer:
- Payex
- Kreditor
3. Direktbetalning
Betalning direkt från kundens egen bank. När kunden ska betala dirigeras han till sin bank och överför direkt från sitt konto till ditt konto. Den här lösningen börjar få allt större fäste och fler och fler kunder vill betala på det här sättet. Du som erbjuder den här metoden behöver dock sluta avtal med alla de banker du vill samarbeta med.
Fördelar: Kunden behöver inte ange nått kortnummer vilket gör att han känner sig säker. Pengarna överförs direkt.
Nackdelar: Stöds inte av alla banker. I Sverige stöds den av handelsbanken, Nordea, SEB samt Swedbank. Fungerar inte om internetbanken är nere. Kräver att du har konto hos alla de banker du samarbetar med.
Leverantörer:
- Swedbank
- Nordea
- SEB
4. Kontantbetalning online
Kunden köper en värdekod på 7eleven eller pressbyrån på valfritt belopp mellan 10-1000 kronor. Han kan då använda koden obegränsat antal gånger tills dess saldot är förbrukat.
Fördelar: Passar bra för för unga målgrupper eftersom kort och direktbetalning har 18-års gräns.
Nackdelar: Passar inte för dyrare köp och kunden måset ha planerat innan att handla på nätet.
Leverantörer:
5. SMS betalning
Kunden betalar via SMS från sin mobiltelefon. Passar bra för mobilrelaterade tjänster och virtuella tjänster.
Fördelar: En lättillgänglig alternativ för kunden.
Nackdelar: Kunden är inte beredd att betala för dyra varor med SMS. Det är dyrt för dig som har tjänsten.
Leverantörer:
- Paynova
- Viatel
6. Telefon betalning
Kunden betalar genom att ringa ett nummer som debiteras kundens telefonräkning. Främst för billiga varor och tjänster. Du betalar vanligtvist en viss procent på kundens betalsamtal.
Fördelar: Lätt tillgänglig alternativ för kunden som fungerar med både fasta och mobila telefoner.
Nackdelar: Tjänsten kan lätt missbrukas om kunden ringer från någon annans telefon. Fungerar inte så bra för dyrare varor och tjänster.
Leverantörer:
- Viatel
- Dibs
- Payex
7. Digital plånbok
Kunden sätter in pengar i sitt digitala plånbok och om din butik stödjer det digitala plånboken, kan kunden betala hos dig. Passar bäst för små belopp.
Fördelar: Billigt för dig som e-handlare och du får pengarna innan kunden får varan.
Nackdelar: Kan fungera sämre för större belopp eftersom kunderna ofta har små belopp i sina plånböcker. Fortfarande inte så bra etablerat.
Leverantörer:
- Paynova
- Payex
- Paypal
8. Postförskott
Gamla goda postförskottet. Används flitigt än idag av många klädföretag eftersom kunderna känner sig trygga med det. Posten tar emot betalningen, lämnar ut försändelsen och för över pengarna till ditt konto.
Fördelar: Enkel betalningsform som passar nybörjare. Du som använder postförskott får även dra nytta av postens returhantering, distributionsnät och betalningssystem.
Nackdelar: Hög risk att kunden ångrar sig och inte hämtar ut sitt paket. Det kostar 50 kr för kunden att välja postförskott. Det kan ta tid för dig att få pengarna på kontot.
Leverantörer:
- Posten
9. Betalväxlar
Det finns några företag som fungerar som betalväxlar som tillhandahåller alla betalningsalternativ under en och samma tak. Företagen har avtal med banker, inlösare och hjälper dig som e-handlare att skräddarsy bästa alternativet för just din webbutik.
Fördelar: Mycket enkelt att implementera lösningen. Man väljer exakt de betalningsalternativ man behöver.
Nackdelar: Dyrare.
Leverantörer:
- Dibs
- Paynova
- Payer
- Payex
- Payson
- Netgiro
Kommentera inläggetDet här kallar jag att nischa
Jag råkade surfa över två killars blogg just igår. Kanske inte är någon nyhet för många som läser det här, men jag ville skriva om det ändå eftersom ett av mina ämnen i min blogg är ju just e-handel och nischar.
Två gymnasiekillar startar en e-handelsbutik på att sälja muggar med mumin-motiv. Och det verkar gå rätt så bra för dem.
Om man ska kunna bryta sig in i e-handels marknaden på ett tillfredsställande sätt är det här en väldigt bra sätt att starta på.
De har alltså byggt sitt e-handel på en wordpress plugin som heter ”Wpbutik”. Att rekommendera för personer som inte är inne på programmering och som vill få upp en e-handel sida fort.
Adressen är: muminmuggar.se
Kommentera inläggetDe bästa kostnadsfria e-handel lösningarna
Denna lista är enligt mig de bästa e-handels lösningarna du kan starta igång en e-handel med. Du behöver inga programmerings kunskaper. Dock behöver du kunna lite om hur du laddar upp filer till din webhotell.
1) Prestashop är en robust och professionell e-handels lösning som du kan ladda ner, installera och använda gratis. I administrationsverkyget kan du hantera ditt lager, order, leverans och kunder i realtid. Du kan även lägga till egna moduler till prestashop om du kan programmera .
2) Opencart är en PHP baserad e-butik. OpenCart är lätt att använda och är sökmotoroptimerad och har ett mycket trevligt användar-gränssnitt. En fördel med OpenCart är att kunderna kan skriva sina egna recensioner av produkterna.
3) Magento är en e-handelslösning som erbjuder oöverträffad flexibilitet och kontroll. Den är försedd så att den kan hantera ”clean-urls” (vilket gynnar sökmotoroptimeringen) och har andra bra funktioner för sökmotoroptimering. Allt är konstruerat på ett rent och enkelt sätt. Magento innehåller också obegränsad flexibilitet, helt skalbar arkitektur och smidig integration med tredje parts applikationer.
4) Cubecart är en mycket populär kundvagn. CubeCart V3 är gratis med undantaget att du lämnar deras meddelande om upphovsrätt i din sidfot. CubeCart är förberedd för en mängd betalnings-alternativ och logistikalternativ. Deras forum är livlig och många människor bidrar med plugins till vagnen. Men för att använda CubeCart V4 måste du betala. Den har en massa fler funktioner än V3.
5) Agoracart är en annan väldigt populär webbutik, skrivet i Perl / MySQL. Den har en css hanterare så att du kan ändra utseendet på din varukorg online. AgoraCart kan också ha obegränsade produkt alternativ, upp till 4 olika skatt zoner på samma gång, massor av frakt och betalning alternativ.
6) Zencart är en kostnadsfri och användarvänlig e-butik. Zen Cart fokuserar på handlare och kunder i stället för utvecklarna. Zen Cart stödjer också flera betalningsalternativ och fraktalternativ, mängdrabatter och rabattkuponger. Zen Cart är även mycket enkel att installera.
7) OsCommerce är en e-butik som erbjuder ett brett utbud av funktioner som hjälper online-butiker installeras och göras klart ganska snabbt. Det har även stöd för flera valutor, ger kunderna möjlighet att skriva ut fakturor från beställnings skärmen, och har en enkel system databas backup.
Storesprite är en kraftfull och kostnadsfri e-butik som är enkelt att installera och anpassa. E-butiken är gratis men det har copyright-text du kan betala för att bli av med. Storesprite har många funktioner, inklusive automatisk skatteberäkning, automatiska kostnadsberäkningar av leverans och kund-recensioner.
3 kommentarer
E-handel växer så det knakar
Internetworld har skrivit en artikel om hur e-handeln blir 2010. Lite intressant fakta om e-handel för 2009:
- 63% av svenskarna har beställt varor eller tjänster på nätet under 2009. Under 2008 var motsvarande andel 53% enligt SCB.
- 82% av svenskar i åldrarna 25-34 har handlat via internet under det senaste året.
- Uppskattad 53,9 miljarder kronor är vad vi har handlat för via internet under 2009 inklusive resor och biljetter till event.
- Tresiffriga miljardbelopp för B2B handel, handel mellan företag på internet
Och här har vi trenderna för 2010:
- Hela norden som handelsplats. De stora företagen H&M, Cdon, inkclub, Ellos och Haléns har sålt till norden
i en längre tid. Under 2008 har dustin, adlibris, grandshoes, coolstuff, tretti, middagsfrid och nelly gett sig in i den danska marknaden och har planer även för den norska. Sverige säljer just nu mest till Norge (42% av e-handelsföretagen) följt av Finland (26 procent) och Danmark (14 procent) enligt rapporten ”När lokalt blir globalt” av Svensk Handel. Det är en ökning med 50% sedan föregående år. 22% av norrmännen 20% av danskarna har e-handlat från Sverige. De största problemen just nu att sälja till våra grannar för e-handlare i Sverige är danskarnas förkärlek till Dankort som betalningssätt. För att acceptera Dankort så måste du ha ett registrerat danskt bolag. För norge är det tullproblem eftersom Norge inte är med i EU. Men allt går bevisligen att lösa. 
Kvinnorna tar över på nätet. 2009 var det året kvinnorna handlade för första gången mer än männen på nätet i åldrarna 24-54 enligt SCB. Kvinnor handlar resor, kläder eller sportartiklar samt böcker medans männen handlar film och musik, datorer, hemelektronik samt aktier, försäkringar och andra finansiella tjänster enligt SCB.- Därför ska du ha mobil e-handel. Under 2009 såg vi de första svenska mobile e-handels butikerna. Filmbutiken Discshop satte igång en mobilbutik Juli 2009 och lanserade möjligheten att köpa film via sms och babyshop släppte en IPhone-butik där man kan handla fysiska produkter. Om man kollar på den internationella marknaden så räknar E-bay med att driva försäljning på 380 miljoner dollar med hjälp av sin IPhone
applikation. - Lättare att starta e-handel. Logistik-företag erbjuder en e-butik och logistik lösning för de som kan tänka sig betala lite i början. Det finns även många kostnadsfria e-handelslösningar (utan logistik så klart) som prestashop, opencart, magento, cubecart, agoracart, zencart, osCommerce och storesprite (det finns många fler, men jag tog med de bästa enligt mig).
- Annonsera via kända marknadsplatser. Den största problemet med att starta e-handel är att driva trafik till sidan. En ny trend som har visat sig är att lägga upp annonser på stora marknadsplatser såsom Tradera och Blocket. Prisjämförelsesajterna prisjakt, kelkoo, pricerunner och smarto är också sajter som accepterar e-handelsplatser att lägga upp sina produktkataloger.
Flytta e-handeln till sociala medier. Det är viktigt för en e-handlare att lära sig om sociala medier eftersom kunderna i större grad är bra på att prata om produkter som böcker, filmer eller mobiler. Användare gör reklam gör produkten utan att e-handlare märker av det genom sin blogg eller facebook. Twingly som exempel bidrar till att visa när någon har skrivit om en produkt.- Många som inte vågat handla på nätet förr börjar göra det. Det är många som använder nätet för att samla information om en produkt men köper produkten i en fysisk butik istället för att de känner att det känns för ”otryggt”. Men ökad tidsbrist, otillräcklig utbud samt miljötänk kommer att gangna e-handeln.
Nyheter från Internetworld- Tre heta söktrender: Socialt, lokalt och mobilt 3 februari, 2012
- Därför är ditt nätjag viktigt i jobbjakten 2 februari, 2012
- Vad lärde du dig på den senaste e-handelskonferensen du besökte? 1 februari, 2012
- Därför vill e-handlarna träffas 31 januari, 2012
- Isabella Löwengrip tycker till 27 januari, 2012
- Hon lever på nätet 27 januari, 2012
- Han har hittat drömjobbet 26 januari, 2012
- "Hur ska vi tänka när vi gör en app?" 25 januari, 2012
- "Vad innebär copyright på nätet?" 24 januari, 2012
- Tydlighet ska få SAS webb att lyfta 23 januari, 2012
- IDG Nyheter
- Vic-20: I skuggan av storebror 4 februari, 2012
- Apple rensar App Store på kopior 4 februari, 2012
- iPhone tar nästan hela mobilkakan 4 februari, 2012
- Coola grunkor som man kan leka med 4 februari, 2012
- Apple uppdaterar säkerhetsuppdatering 4 februari, 2012
- Apple uppdaterar sina bokprogram 4 februari, 2012
- 10 hetaste teknikerna 2012 3 februari, 2012
- Androidanvändare lättare på foten 3 februari, 2012
- Sverige har fått ett mobilhotell 3 februari, 2012
- Cd-skivorna som sprängdes 3 februari, 2012
