5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret
Trots att vi lever i en ålder av e-mail, trådlösa nätverk och smartphones så envisas företag om att använda onödigt mycket papper. Det finns en mängd skäl till detta. Ofta är det den andra parten som företagen jobbar med som kräver att man fyller i en ankät eller skickar in en fax. Man kan kort och gott säga att gamla vanor är svåra att bli av med.
Jag vill i alla fall rekommendera några program som löser några av papper kraven. Att man gör en liten investering kan spara mycket pengar för ditt företag i det långa loppet samtidigt som du blir mer miljövänlig på vägen genom att minska pappersförbrukningen.
1. NitroPDF
Vi ser PDF (Adobe Portable Document Format) filer som oföränderliga dokument – motsatsen till en redigerbar Word-fil. Men PDF-filer är faktiskt extremt mångsidig och kan redigeras, grafiskt manipuleras och användas som ifyllbara formulär – om du har rätt programvara.
Standarden i PDF-redigering programvaran, Adobe Acrobat, köper du för runt 3000:- för en enskild licens, men det finns alternativ. En av dem är NitroPDF, en extremt kraftfull redigerare som börjar på $ 99 (runt 750:-) för en licens. Med NitroPDF kan du enkelt skapa PDF-formulär som kunderna kan läsa och fylla i med standardprogrammet Adobe Reader (gratis) eller i en webbläsare. Du kan även redigera befintliga PDF-dokument.
En annan stor pappers-spar-funktion i NitroPDF är den inbyggda och extremt stabila PDF skrivardrivrutinen. Istället för att skicka en viktig e-post eller hemsida till din LaserJet, väljer du Nitro: s skrivare och genererar en PDF i fullfärg som du arkiverar digitalt på hårddisken och i molnet (mer om detta nedan).
Medans vi är inne på PDF-utskrifter; om du inte behöver en full redigerings svit med NitroPDF, men du behöver ett sätt att skapa viktiga dokument som PDF-filer, så finns PDF995. Det är bara en PDF-skrivardrivrutin utan användargränssnitt. När du installerat den kommer den att lägga till en PDF-alternativ till utskriftsmenyn där du väljer vilken skrivare du vill skriva ut på.
En PDF-skrivardrivrutin är ett bra sätt att digitalisera fakturor, grafiska modeller och långa textdokument som du vill att din kund kan läsa men inte ändra – allt utan att röra ett papper eller en skanner.
PDF995 är gratis, men den är reklamfinansierad. När du skapar en PDF kommer en liten popup fönster att visas i din webbläsare som du enkelt kan stänga när filen är omvandlad. Det tar några sekunder av din tid för varje utskrift, men det är nått man får ta för en så bra gratis produkt.
3. Fax till E-mail
I själva verket finns det ingen ursäkt för att använda en fax i 2010, men många företag gör det för att andra företag de jobbar med, inklusive den svenska regeringen i synnerhet, fortfarande förlitar sig på tekniken. Ditt företag kan bryta denna onda cirkel (och spar högar av papper i processen) genom att koppla ditt faxnummer över till ett e-post tjänst för konvertering.
Ställ in ett konto tilldela ett nytt faxnummer, helst i ditt företags riktnummer, och använd en webb eller e-post-gränssnitt för att skicka och ta emot fax som PDF-filer. Nya fax kommer att komma direkt till din inkorg i stället för en pappers-spyande maskin som går sönder stup i kvarten.
Några av de ledande fax till e-post leverantörer är:
Priser och funktioner varierar beroende på vilka tjänster du vill ha, så att undersöka hur mycket fax du planerar att skicka/ta emot varje månad är väl värt besväret.
4. Echosign
Från en advokatbyrå till ett byggföretag eller en ensam frilansande designer, ska använda avtalsöverenskommelserna för att juridiskt skydda sig mot frågor med kunder och andra företag. Normalt innebär detta att generera papper och samla in en signatur i bläck, antingen per post (ännu mer papper) eller genom att mötas.
Men för över 10 år har e-signaturer varit lika bindande enligt lag som ett pappersavtal, och ett fåtal företag har gjort processen för att skapa, skicka och signera elektroniska avtal mycket effektiv.
En av dem är EchoSign, en funktionsrik och användarvänlig tjänst för att skapa och arkivera digitala kontrakt. Skapa ett avtal på EchoSign (eller ladda upp befintlig om du idag jobbar med papper) och ange mottagarens e-postadress. De kommer då att få en kopia av dokumentet med en länk där de kan e-signera. Den signerade kontraktet kommer att finnas i din EchoSign-konto som referens. Mjukvaran är helt webbaserat och du kan komma åt dina avtal vart du än befinner dig med en internet-anslutning.
EchoSign har en skalbar prissättningsmodell; Du kan ha ett kostnadsfritt konto, men då får du bara 5 signaturer per månad (kanske räcker för vissa). För ett obegränsad konto med flera användare får man punga ut 300:- per månad.
Du och ditt företag sparar papper, samtidigt som du kan snabbt utföra bindande avtal via e-post.
5. Online Backup och registrering
Även om ditt företag har blivit digitalt i vissa områden, så kanske det är en utmaning, särskilt för småföretag, att arkivera dina poster och filer.
Data är olika i sin natur; e-post, datafiler och pappers register. Men om du är flitig på att upprätthålla en sökbar, webbaserat akriv av de poster som anges ovan, så kommer utdelningen i tid och pengar vara enorma på lång sikt.
Beroende på volymen på din befintliga pappersarkiv kanske det inte blir så kostnadseffektivt att digitalisera äldre arkiv. Men dom du börjar att skriva ut till PDF istället för papper framöver kan du skapa din web-tillgängliga arkiv med ett antal tjänster. Dessa rekommenderas:
- Box.net
- DropBox
- Mozy
- Blackblaze
Kommentarer
4 kommentarer to “5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret”
Kommentera inlägget
Nyheter från Internetworld- Tre heta söktrender: Socialt, lokalt och mobilt 3 februari, 2012
- Därför är ditt nätjag viktigt i jobbjakten 2 februari, 2012
- Vad lärde du dig på den senaste e-handelskonferensen du besökte? 1 februari, 2012
- Därför vill e-handlarna träffas 31 januari, 2012
- Isabella Löwengrip tycker till 27 januari, 2012
- Hon lever på nätet 27 januari, 2012
- Han har hittat drömjobbet 26 januari, 2012
- "Hur ska vi tänka när vi gör en app?" 25 januari, 2012
- "Vad innebär copyright på nätet?" 24 januari, 2012
- Tydlighet ska få SAS webb att lyfta 23 januari, 2012
- IDG Nyheter
- Vic-20: I skuggan av storebror 4 februari, 2012
- Apple rensar App Store på kopior 4 februari, 2012
- iPhone tar nästan hela mobilkakan 4 februari, 2012
- Coola grunkor som man kan leka med 4 februari, 2012
- Apple uppdaterar säkerhetsuppdatering 4 februari, 2012
- Apple uppdaterar sina bokprogram 4 februari, 2012
- 10 hetaste teknikerna 2012 3 februari, 2012
- Androidanvändare lättare på foten 3 februari, 2012
- Sverige har fått ett mobilhotell 3 februari, 2012
- Cd-skivorna som sprängdes 3 februari, 2012
[...] the rest here: 5 enkla verktyg för det papperslösa kontoret Category: Bloggat om skrivarfärgTags: antingen-per > att-skicka > detta-nedan > eller-genom > [...]
Tips!
Nuance släpper kostnadseffektivt alternativ till Adobe Acrobat
http://www.mynewsdesk.com/se/pressroom/nuance/pressrelease/view/nuance-slaepper-kostnadseffektivt-alternativ-till-adobe-acrobat-509622
Svenskmotsvarighet till EchoSign, passar den Svenska marknaden väl då varken Echosign inte är godkänd signatur i europa. Denna Svenska service kommer även erbjuda signering med bankid som alternativ till e-post verifiering.
Intressant input!